Hỏi đáp

Biên bản nghiệm thu bảo trì điều hòa cần có nội dung gì?

Biên bản nghiệm thu bảo trì điều hòa là tài liệu xác nhận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ và khách hàng về khối lượng công việc đã thực hiện, tình trạng thiết bị sau bảo trì và các hạng mục còn tồn tại. Đây cũng là căn cứ để đối chiếu hợp đồng, thanh toán và xử lý trách nhiệm khi phát sinh sự cố.

Đối với công trình có nhiều thiết bị như chung cư, tòa nhà văn phòng, siêu thị, bệnh viện hoặc nhà xưởng, nên lập biên bản theo từng đợt bảo trì và đính kèm bảng danh sách thiết bị chi tiết.

1. Các nội dung bắt buộc nên có

1. Thông tin chung

Tên biên bản, số biên bản, ngày lập.
Tên đơn vị cung cấp dịch vụ và khách hàng.
Địa điểm thực hiện, thời gian bắt đầu và kết thúc.
Số hợp đồng hoặc đơn đặt hàng liên quan.

2. Thành phần nghiệm thu

Ghi rõ họ tên, chức vụ và đơn vị của đại diện khách hàng, người phụ trách kỹ thuật và đại diện nhà thầu bảo trì. Người ký phải có thẩm quyền hoặc được ủy quyền phù hợp.

3. Khối lượng công việc

Ghi số lượng máy, mã thiết bị, vị trí lắp đặt, loại máy, công suất và các hạng mục đã thực hiện như vệ sinh dàn lạnh, dàn nóng, kiểm tra điện, thoát nước và chạy thử.

4. Kết quả kiểm tra sau bảo trì

Ghi nhận tình trạng vận hành, khả năng làm lạnh, tiếng ồn, thoát nước, dấu hiệu rò rỉ và các thông số kỹ thuật cần kiểm tra. Nếu có số liệu đo, cần ghi giá trị thực tế, đơn vị đo và điều kiện đo.

5. Tồn tại và kiến nghị

Liệt kê thiết bị chưa đạt yêu cầu, lỗi chưa khắc phục, linh kiện cần thay thế, công việc phát sinh và thời hạn dự kiến hoàn thành. Không ghi “đạt toàn bộ” nếu vẫn còn hạng mục chưa xử lý.

6. Kết luận và xác nhận

Kết luận nghiệm thu đạt, đạt có điều kiện hoặc chưa đạt; ghi rõ khối lượng được nghiệm thu, hồ sơ đính kèm, ý kiến các bên và chữ ký xác nhận.

2. Mẫu bảng kiểm tra thiết bị kèm biên bản

Đây là phần quan trọng nhất khi nghiệm thu bảo trì định kỳ số lượng lớn.

STT	Mã máy/vị trí	Công việc thực hiện	Kết quả sau bảo trì	Kết luận
1	AC-001 / Tầng 1	Vệ sinh, kiểm tra điện, thoát nước	Hoạt động bình thường	Đạt
2	AC-002 / Tầng 1	Vệ sinh, kiểm tra vận hành	Chảy nước, cần kiểm tra thêm	Chưa đạt
3	AC-003 / Tầng 2	Vệ sinh, chạy thử	Làm lạnh bình thường	Đạt

Các dòng trên chỉ là ví dụ minh họa. Khi sử dụng thực tế, phải ghi kết quả kiểm tra đúng với tình trạng thiết bị tại công trình.

3. Mẫu biên bản nghiệm thu có thể sử dụng ngay

BIÊN BẢN NGHIỆM THU BẢO TRÌ ĐIỀU HÒA

Số biên bản: …………………

Hợp đồng dịch vụ số: …………………

Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại: …………………

I. THÀNH PHẦN THAM GIA

1. Đại diện bên sử dụng dịch vụ (Bên A)

Đơn vị: ……………………………………………
Người đại diện: ……………………………………
Chức vụ: ……………………………………………
Điện thoại: …………………………………………

2. Đại diện đơn vị bảo trì (Bên B)

Đơn vị: ……………………………………………
Người đại diện: ……………………………………
Chức vụ: ……………………………………………
Kỹ thuật viên phụ trách: …………………………

II. THÔNG TIN ĐỢT BẢO TRÌ

Địa điểm bảo trì: …………………………………
Thời gian thực hiện: Từ … giờ … đến … giờ …
Ngày thực hiện: ……………………………………
Loại thiết bị: ………………………………………
Tổng số thiết bị theo kế hoạch: …………………
Tổng số thiết bị đã kiểm tra/bảo trì: ……………
Số thiết bị đạt yêu cầu: …………………………
Số thiết bị chưa đạt yêu cầu: ……………………

III. KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN

STT	Hạng mục công việc	Đơn vị	Khối lượng theo kế hoạch	Khối lượng thực hiện	Ghi chú
1	Vệ sinh dàn lạnh, lưới lọc	Máy	…	…	…
2	Vệ sinh dàn nóng	Máy	…	…	…
3	Kiểm tra hệ thống điện	Máy	…	…	…
4	Kiểm tra đường thoát nước	Máy	…	…	…
5	Kiểm tra và chạy thử thiết bị	Máy	…	…	…
6	Hạng mục khác theo hợp đồng	…	…	…	…

IV. KẾT QUẢ KIỂM TRA VÀ NGHIỆM THU

Tình trạng vận hành sau bảo trì: ………………………
Khả năng làm lạnh: ………………………………………
Tình trạng quạt và tiếng ồn: ……………………………
Tình trạng thoát nước: ……………………………………
Tình trạng điện và các dấu hiệu bất thường: …………
Các thông số kỹ thuật đo được (nếu có): ………………

Đánh giá chung:

☐ Đạt yêu cầu nghiệm thu.

☐ Đạt có điều kiện, còn tồn tại cần khắc phục.

☐ Chưa đạt yêu cầu nghiệm thu.

V. TỒN TẠI VÀ KẾ HOẠCH KHẮC PHỤC

STT	Thiết bị/vị trí	Nội dung tồn tại	Biện pháp xử lý	Đơn vị phụ trách	Thời hạn
1	…	…	…	…	…
2	…	…	…	…	…

Các công việc sửa chữa, thay thế linh kiện hoặc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng phải được báo giá và phê duyệt theo thỏa thuận trước khi thực hiện.

VI. KẾT LUẬN NGHIỆM THU

Hai bên xác nhận khối lượng công việc và tình trạng thiết bị theo nội dung đã ghi nhận trong biên bản và các phụ lục kèm theo.

Khối lượng được nghiệm thu: ……………………………
Khối lượng chưa nghiệm thu (nếu có): …………………
Hồ sơ kèm theo: Checklist thiết bị, hình ảnh, báo cáo kỹ thuật và tài liệu liên quan.
Ý kiến bổ sung của hai bên: ………………………………

Biên bản được lập thành … bản, mỗi bên giữ … bản có giá trị theo thỏa thuận và quy định áp dụng.

ĐẠI DIỆN BÊN A	ĐẠI DIỆN BÊN B
Ký, ghi rõ họ tên	Ký, ghi rõ họ tên

4. Những điểm cần lưu ý để nghiệm thu chặt chẽ

Nghiệm thu đúng phạm vi hợp đồng: Không mặc nhiên xác nhận đã sửa chữa hoặc thay linh kiện nếu hợp đồng chỉ bao gồm vệ sinh và bảo trì.
Có bằng chứng: Với công trình nhiều máy, nên kèm checklist theo mã máy, ảnh trước và sau bảo trì khi cần.
Ghi rõ thiết bị chưa đạt: Phân biệt lỗi có trước, lỗi phát hiện trong quá trình bảo trì và lỗi đã xử lý xong.
Không nhầm nghiệm thu với bảo hành: Nghiệm thu xác nhận khối lượng và kết quả tại thời điểm kiểm tra; điều kiện bảo hành phải được quy định riêng.
Liên kết với thanh toán: Nêu rõ biên bản là căn cứ thanh toán cho phần công việc nào theo hợp đồng, thay vì mặc định mọi chữ ký nghiệm thu đều xác nhận toàn bộ nghĩa vụ đã hoàn thành.

5. Quy trình nghiệm thu đề xuất

Bước 1. Đối chiếu hợp đồng và lịch bảo trì

Bước 2. Kiểm tra checklist từng thiết bị

Bước 3. Chạy thử và ghi nhận tồn tại

Bước 4. Xác nhận khối lượng và kết quả

Bước 5. Ký biên bản, bàn giao hồ sơ và chuyển thanh toán theo hợp đồng

Gợi ý: Nếu bạn đang xây dựng bộ hồ sơ dịch vụ bảo trì điều hòa cho khách hàng doanh nghiệp, nên dùng đồng bộ ba tài liệu: Checklist bảo trì từng máy – Biên bản nghiệm thu theo đợt – Báo cáo tổng hợp tình trạng hệ thống. Cách này đặc biệt hữu ích khi quản lý hàng chục đến hàng trăm thiết bị tại nhiều tầng hoặc nhiều cơ sở.