Báo giá bảo trì điều hòa định kỳ cần thể hiện rõ số lượng thiết bị, hạng mục công việc, tần suất bảo trì, đơn giá và các chi phí phát sinh. Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ điện lạnh, một bảng báo giá chi tiết giúp khách hàng dễ so sánh, kiểm soát ngân sách và hạn chế tranh chấp khi nghiệm thu.

1. Các yếu tố cần xác định trước khi báo giá

Trước khi lập báo giá, cần thu thập những thông tin sau:

• Số lượng điều hòa: 10, 50, 100 máy hoặc nhiều hơn.
• Chủng loại thiết bị: Điều hòa treo tường, cassette âm trần, tủ đứng, nối ống gió, VRV/VRF hoặc hệ thống trung tâm.
• Công suất: 9.000, 12.000, 18.000, 24.000 BTU hoặc công suất lớn hơn.
• Tình trạng thiết bị: Máy đang hoạt động bình thường hay có dấu hiệu hư hỏng.
• Tần suất bảo trì: Hàng tháng, hàng quý, 6 tháng/lần hoặc theo yêu cầu.
• Điều kiện thi công: Độ cao lắp đặt, khả năng tiếp cận, thời gian được phép thi công và yêu cầu an toàn.

Đối với chung cư, văn phòng, khách sạn, ngân hàng hoặc nhà xưởng, nên khảo sát thực tế trước khi chốt đơn giá.

2. Xây dựng đơn giá theo từng hạng mục

Có thể chia báo giá thành các nhóm công việc như sau:

Lưu ý: Nạp gas, sửa bo mạch, thay linh kiện, xử lý rò rỉ và thay đường ống nên được tách thành hạng mục riêng, trừ khi hợp đồng quy định rõ đã bao gồm.

3. Tham khảo cách xây dựng bảng giá

Bảng dưới đây là mẫu khung để lập dự toán, không phải đơn giá thị trường đã được xác minh. Bạn cần điều chỉnh theo khu vực, khối lượng công việc và chi phí thực tế.

Đơn giá thực tế phụ thuộc vào việc chỉ kiểm tra, vệ sinh cơ bản hay vệ sinh chuyên sâu; số lượng máy; độ khó thi công; và việc giá đã bao gồm thuế VAT, vật tư, vận chuyển hay chưa.

4. Công thức tính tổng giá trị hợp đồng

Công thức cơ bản:

\[ \text{Tổng tiền}=\sum(\text{Số lượng}\times\text{Đơn giá}\times\text{Số lần}) \]

Ví dụ, một văn phòng có 50 máy điều hòa treo tường, bảo trì 3 tháng/lần, đơn giá giả định 180.000 đồng/máy/lần:

Đây là tổng trước VAT và các chi phí bổ sung nếu có. Khi ký hợp đồng dài hạn, doanh nghiệp có thể xây dựng mức chiết khấu theo số lượng và tần suất bảo trì, nhưng cần bảo đảm vẫn đủ chi phí nhân công, vật tư và quản lý.

5. Mẫu bảng báo giá bảo trì điều hòa định kỳ

Bạn có thể sử dụng mẫu dưới đây để gửi khách hàng doanh nghiệp.

BÁO GIÁ DỊCH VỤ BẢO TRÌ ĐIỀU HÒA ĐỊNH KỲ

Đơn vị cung cấp: [Tên công ty]

Khách hàng: [Tên đơn vị khách hàng]

Địa điểm thực hiện: [Địa chỉ công trình]

Thời hạn báo giá: [Số ngày hiệu lực]

I. Bảng chi tiết dịch vụ

Tổng tiền trước thuế: ... VNĐ

Thuế VAT: ... VNĐ

Tổng giá trị thanh toán: ... VNĐ

II. Phạm vi công việc

• Kiểm tra tình trạng vận hành của thiết bị.
• Vệ sinh các bộ phận theo phạm vi bảo trì đã thống nhất.
• Kiểm tra hệ thống điện, đường thoát nước và các dấu hiệu bất thường.
• Chạy thử, ghi nhận tình trạng hoạt động sau bảo trì.
• Lập biên bản nghiệm thu và báo cáo các hạng mục cần sửa chữa thêm.

III. Điều khoản thực hiện

• Tần suất bảo trì: [Hàng tháng/hàng quý/6 tháng một lần].
• Thời gian thực hiện: Theo lịch được hai bên thống nhất.
• Vật tư thay thế và sửa chữa phát sinh: Báo giá riêng, chỉ thực hiện sau khi khách hàng chấp thuận.
• Thanh toán: Theo thỏa thuận trong hợp đồng.
• Bảo hành: Áp dụng đối với phần công việc hoặc linh kiện có quy định bảo hành cụ thể.

Trân trọng cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm đến dịch vụ!

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ BÁO GIÁ

[Họ tên – Chức vụ – Số điện thoại]

6. Những lưu ý để báo giá không bị thiếu chi phí

• Nhân công: Tính số kỹ thuật viên và thời gian thực hiện cho mỗi đợt.
• Vật tư tiêu hao: Dung dịch vệ sinh, khăn lau, vật liệu bảo hộ và vật tư phụ.
• Di chuyển: Chi phí đi lại giữa các tòa nhà, chi nhánh hoặc khu vực xa.
• Thiết bị chuyên dụng: Thang, giàn giáo, dụng cụ làm việc trên cao hoặc thiết bị nâng.
• Thi công ngoài giờ: Phụ phí nếu khách hàng yêu cầu làm ban đêm hoặc ngày nghỉ.
• Quản lý và nghiệm thu: Chi phí lập hồ sơ, báo cáo và điều phối nhiều địa điểm.
• Phạm vi bảo hành: Ghi rõ bảo hành công việc nào, thời hạn bao lâu và các trường hợp loại trừ.

Với hợp đồng số lượng lớn, nên tính giá theo từng nhóm thiết bị, đồng thời quy định rõ số lần bảo trì, thời gian phản hồi khi có sự cố và trách nhiệm của mỗi bên.

Bạn muốn lập báo giá cho loại công trình nào?

Loại công trình

Chung cư

Văn phòng, tòa nhà

Nhà xưởng, nhà máy

Trường học, bệnh viện

Khách sạn, siêu thị

Hộ gia đình

Số lượng điều hòa

Dưới 20 máy

20–50 máy

50–100 máy

Trên 100 máy

Chủng loại điều hòa

Treo tường

Cassette âm trần

Hỗn hợp nhiều loại

Hệ thống trung tâm VRV/VRF

Tần suất bảo trì

Hàng tháng

Hàng quý

6 tháng/lần

Phạm vi dịch vụ

Kiểm tra và bảo trì cơ bản

Bảo trì và vệ sinh

Bảo trì toàn diện kèm trực xử lý sự cố