Dưới đây là mẫu phạm vi công việc trong hợp đồng bảo trì điều hòa có thể sử dụng cho doanh nghiệp, văn phòng, nhà xưởng, khách sạn hoặc tòa nhà. Mẫu được trình bày theo dạng điều khoản hợp đồng, có thể chỉnh sửa để áp dụng cho hệ thống điều hòa treo tường, cassette, tủ đứng, VRV/VRF, AHU/FCU hoặc Chiller.

ĐIỀU ... PHẠM VI CÔNG VIỆC BẢO TRÌ HỆ THỐNG ĐIỀU HÒA

1. Mục đích bảo trì

Bên B thực hiện công tác bảo trì, kiểm tra và vệ sinh hệ thống điều hòa không khí thuộc phạm vi quản lý của Bên A nhằm duy trì tình trạng vận hành ổn định, phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường, hạn chế sự cố và nâng cao hiệu quả sử dụng thiết bị.

2. Phạm vi thiết bị

Bên B thực hiện bảo trì các thiết bị được liệt kê trong phụ lục danh mục thiết bị kèm theo hợp đồng, bao gồm:

• Dàn nóng và dàn lạnh điều hòa.
• Hệ thống điều hòa trung tâm VRV/VRF hoặc Chiller (nếu có).
• Các thiết bị AHU, FCU, quạt và hệ thống lọc gió liên quan (nếu có).
• Bộ điều khiển, cảm biến và các thiết bị điều khiển thuộc phạm vi hợp đồng.
• Đường ống thoát nước ngưng và các bộ phận phụ trợ được liệt kê trong phụ lục.

3. Nội dung công việc bảo trì

3.1. Kiểm tra tổng thể

• Kiểm tra tình trạng hoạt động của thiết bị và ghi nhận các dấu hiệu bất thường.
• Kiểm tra mã lỗi, cảnh báo trên bộ điều khiển và hệ thống quản lý trung tâm (nếu có).
• Kiểm tra tiếng ồn, độ rung, khả năng làm lạnh và tình trạng chảy nước.
• Ghi nhận các hạng mục có nguy cơ hư hỏng hoặc cần sửa chữa.

3.2. Vệ sinh thiết bị

• Vệ sinh lưới lọc gió, dàn trao đổi nhiệt và các bộ phận phù hợp với cấu tạo thiết bị.
• Vệ sinh quạt, vỏ máy, máng nước ngưng và đường thoát nước trong phạm vi công việc.
• Vệ sinh dàn nóng, dàn lạnh bằng phương pháp và dụng cụ phù hợp với hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Thu gom chất bẩn, nước thải và vệ sinh khu vực thi công sau khi hoàn thành.

3.3. Kiểm tra hệ thống điện và điều khiển

• Kiểm tra nguồn điện, đầu nối, dây dẫn và các dấu hiệu bất thường có thể quan sát hoặc đo kiểm an toàn.
• Kiểm tra hoạt động của quạt, động cơ, cảm biến và bộ điều khiển thuộc phạm vi hợp đồng.
• Kiểm tra tín hiệu điều khiển và các cảnh báo liên quan.
• Việc siết lại đầu nối, thay thế linh kiện hoặc sửa chữa chỉ thực hiện theo phạm vi được thống nhất và quy trình an toàn áp dụng.

3.4. Kiểm tra hệ thống môi chất lạnh (đối với thiết bị sử dụng môi chất lạnh)

• Kiểm tra dấu hiệu rò rỉ môi chất lạnh tại các vị trí phù hợp.
• Kiểm tra thông số vận hành bằng thiết bị chuyên dụng khi cần thiết.
• Đánh giá các dấu hiệu bất thường liên quan đến khả năng làm lạnh.
• Khi phát hiện nghi ngờ rò rỉ hoặc thiếu môi chất lạnh, Bên B thông báo cho Bên A và đề xuất phương án xử lý.

Việc sửa chữa điểm rò rỉ, thu hồi, nạp bổ sung hoặc nạp lại môi chất lạnh không mặc nhiên nằm trong phạm vi bảo trì, trừ khi được quy định cụ thể trong hợp đồng hoặc phụ lục.

3.5. Kiểm tra vận hành sau bảo trì

• Khởi động và kiểm tra hoạt động của thiết bị sau khi hoàn thành công việc.
• Ghi nhận các thông số cần thiết theo loại thiết bị và điều kiện vận hành thực tế.
• Kiểm tra khả năng làm lạnh, hoạt động của quạt, thoát nước ngưng và các chức năng điều khiển liên quan.
• Ghi nhận các lỗi chưa xử lý được và thông báo cho Bên A.

4. Tần suất và thời gian thực hiện

• Tần suất bảo trì: ... lần/tháng hoặc ... lần/quý hoặc ... lần/năm.
• Thời gian thực hiện: Theo kế hoạch được hai bên thống nhất.
• Đối với khu vực đang hoạt động, Bên B phối hợp với Bên A để bố trí thời gian thi công nhằm hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
• Công việc ngoài lịch bảo trì định kỳ được thực hiện theo quy định về xử lý sự cố và chi phí phát sinh của hợp đồng.

5. Báo cáo và nghiệm thu

Sau mỗi lần bảo trì, Bên B có trách nhiệm:

• Lập biên bản ghi nhận các hạng mục đã thực hiện.
• Ghi nhận tình trạng thiết bị, thông số đo kiểm phù hợp và các lỗi phát hiện.
• Cung cấp hình ảnh trước và sau bảo trì khi được yêu cầu hoặc theo thỏa thuận.
• Đề xuất phương án sửa chữa, thay thế đối với các hạng mục vượt ngoài phạm vi bảo trì.
• Phối hợp với đại diện Bên A kiểm tra và ký biên bản nghiệm thu.

6. Công việc không thuộc phạm vi bảo trì

Trừ khi có thỏa thuận khác bằng văn bản, giá trị hợp đồng không bao gồm:

• Thay thế máy nén, bo mạch, động cơ, quạt, cảm biến hoặc linh kiện khác.
• Sửa chữa điểm rò rỉ, thay đường ống, bảo ôn hoặc các hạng mục lắp đặt.
• Thu hồi, nạp bổ sung hoặc nạp lại môi chất lạnh.
• Sửa chữa hư hỏng phát sinh do sự cố điện, thiên tai, tác động bên ngoài hoặc vận hành sai quy định.
• Cải tạo, di dời, lắp đặt mới hoặc thay đổi cấu hình hệ thống.
• Các công việc khác không được liệt kê trong phạm vi hợp đồng.

Các công việc phát sinh chỉ được triển khai sau khi Bên B thông báo nguyên nhân, khối lượng và chi phí dự kiến, đồng thời được Bên A phê duyệt theo quy trình thống nhất, trừ trường hợp khẩn cấp đã được quy định riêng.

7. Trách nhiệm của các bên

Bên A:

• Cung cấp thông tin về thiết bị, lịch sử sự cố và điều kiện vận hành.
• Bố trí người phối hợp, tạo điều kiện tiếp cận khu vực bảo trì.
• Thông báo các yêu cầu về an toàn, kiểm soát ra vào và thời gian thi công.
• Kiểm tra, nghiệm thu và thanh toán theo hợp đồng.

Bên B:

• Bố trí nhân sự có năng lực phù hợp và thiết bị bảo trì cần thiết.
• Tuân thủ quy định an toàn, nội quy công trình và hướng dẫn kỹ thuật áp dụng.
• Thực hiện đúng phạm vi, tiến độ và chất lượng đã cam kết.
• Chịu trách nhiệm về thiệt hại do lỗi của mình theo các điều khoản hợp đồng.
• Báo cáo kịp thời các bất thường và không tự ý thực hiện công việc phát sinh chưa được phê duyệt.

8. Điều kiện áp dụng

Phạm vi công việc nêu trên được áp dụng cùng với danh mục thiết bị, lịch bảo trì, bảng giá và các phụ lục kỹ thuật của hợp đồng. Trường hợp có khác biệt giữa các tài liệu, thứ tự ưu tiên áp dụng được thực hiện theo điều khoản về giải thích và thứ tự ưu tiên tài liệu trong hợp đồng.

Những nội dung nên hoàn thiện trước khi ký

• Danh mục thiết bị: ghi rõ số lượng, hãng, model, vị trí và tình trạng ban đầu.
• Tần suất bảo trì: quy định số lần thực hiện và các hạng mục bắt buộc ở mỗi kỳ.
• Phạm vi giá: phân biệt nhân công, vệ sinh, vật tư tiêu hao, linh kiện và nạp môi chất lạnh.
• Thời gian xử lý sự cố: ghi rõ thời gian phản hồi, có mặt và phương án khắc phục.
• Tiêu chí nghiệm thu: xác định hồ sơ, thông số và biên bản cần bàn giao.

Để tôi chỉnh mẫu sát với hợp đồng thực tế hơn: bạn đang cần phạm vi công việc cho hệ thống nào?

1. Loại hệ thống điều hòa

Điều hòa cục bộ: treo tường, cassette, tủ đứng

Điều hòa trung tâm VRV/VRF

Chiller, AHU/FCU

Nhiều loại hệ thống

2. Loại công trình

Tòa nhà văn phòng

Nhà xưởng

Khách sạn, trung tâm thương mại

Nhà ở, cửa hàng

3. Hình thức hợp đồng

Bảo trì định kỳ theo tháng/quý

Bảo trì trọn gói, có bao gồm sửa chữa theo phạm vi thỏa thuận

Bảo trì kết hợp trực xử lý sự cố