Kế hoạch bảo trì điều hòa văn phòng nên được phân chia theo từng khu vực sử dụng, tần suất hoạt động và mức độ ảnh hưởng khi thiết bị gặp sự cố. Cách tổ chức này giúp doanh nghiệp hạn chế gián đoạn công việc, kiểm soát chi phí và duy trì chất lượng không khí trong văn phòng.

1. Phân chia khu vực và tần suất bảo trì

Lưu ý: Đây là lịch khởi điểm để lập kế hoạch. Tần suất thực tế cần căn cứ vào loại thiết bị, số giờ vận hành, mật độ người sử dụng, mức bụi và khuyến nghị của nhà sản xuất.

2. Lịch bảo trì mẫu theo tháng

Lịch triển khai trong một tháng

Tuần 1

Khu làm việc chung và phòng họp

Kiểm tra lọc gió, nhiệt độ, khả năng làm lạnh, điều khiển và tình trạng thoát nước; vệ sinh các bộ phận theo nhu cầu.

Tuần 2

Phòng giám đốc, phòng riêng và lễ tân

Kiểm tra tiếng ồn, độ rung, khả năng phân phối gió, mùi bất thường và hoạt động của bộ điều khiển.

Tuần 3

Khu pantry và dàn nóng

Kiểm tra mức độ bám bẩn, tình trạng quạt, dàn trao đổi nhiệt, đường thoát nước và dấu hiệu rò rỉ.

Tuần 4

Rà soát tổng thể và báo cáo

Kiểm tra các lỗi chưa xử lý, tổng hợp vật tư cần thay, đánh giá tình trạng thiết bị và lập kế hoạch cho tháng tiếp theo.

Phòng máy chủ hoặc khu vực có yêu cầu làm lạnh liên tục cần lịch theo dõi riêng, không chờ đến tuần bảo trì định kỳ mới kiểm tra.

3. Checklist bảo trì theo từng khu vực

Khu làm việc chung

Kiểm tra lọc gió và độ sạch dàn lạnh

Kiểm tra nhiệt độ phòng và khả năng làm lạnh

Kiểm tra máng nước và đường thoát nước ngưng

Phòng họp

Kiểm tra điều khiển và chế độ vận hành

Kiểm tra khả năng phân phối gió khi đông người

Kiểm tra tiếng ồn và thời gian làm lạnh

Phòng máy chủ

Theo dõi cảnh báo và nhiệt độ liên tục

Kiểm tra nguồn điện và trạng thái thiết bị dự phòng nếu có

Kiểm tra lịch sử lỗi và phương án xử lý sự cố

Dàn nóng và khu kỹ thuật

Kiểm tra vật cản và luồng gió giải nhiệt

Kiểm tra quạt, độ rung và dấu hiệu bất thường

Kiểm tra điện và dấu hiệu rò rỉ theo quy trình an toàn

0/12

Sao chép

4. Tổ chức thi công để không ảnh hưởng hoạt động văn phòng

• Lập lịch trước: Thông báo cho các phòng ban và ưu tiên thực hiện ngoài giờ làm việc hoặc cuối tuần đối với công việc gây tiếng ồn, bụi hoặc cần dừng máy.
• Phân vùng thi công: Không bảo trì đồng thời toàn bộ thiết bị trong cùng một khu vực nếu làm mất khả năng làm mát cần thiết.
• Bảo vệ tài sản: Che chắn bàn làm việc, máy tính, hồ sơ và thiết bị điện tử trước khi vệ sinh.
• Kiểm soát an toàn: Cô lập nguồn điện khi cần, sử dụng dụng cụ phù hợp và bố trí biện pháp an toàn khi làm việc trên cao.
• Nghiệm thu theo khu vực: Ghi nhận thiết bị đã kiểm tra, lỗi phát hiện, hạng mục chưa hoàn thành và xác nhận của người phụ trách.

5. Mẫu theo dõi bảo trì cho bộ phận hành chính

Sau mỗi đợt bảo trì, doanh nghiệp nên tổng hợp số thiết bị đã hoàn thành, số thiết bị cần sửa chữa, chi phí phát sinh và các lỗi lặp lại để điều chỉnh lịch cho tháng tiếp theo.

Khuyến nghị: Với văn phòng sử dụng nhiều loại điều hòa, hãy lập danh mục riêng cho từng khu vực và gắn mã cho mỗi thiết bị. Nếu hệ thống là VRV/VRF hoặc Chiller kết hợp AHU/FCU, nên bổ sung lịch kiểm tra thiết bị trung tâm và hệ thống điều khiển, không chỉ lập lịch vệ sinh dàn lạnh.